November 22, 2014

Mengasah Kemampuan Manajerial Melalui Koperasi



Pada tulisan kali ini, saya ingin berbagi pengalaman manajerial saya ketika menjadi Ketua Koperasi Karyawan di perusahaan tempat saya bekerja pada tahun 2011 - 2013. Pengalaman  ini sangat berharga bagi saya, karena menuntut kemampuan manajerial saya meskipun hanya koperasi, tp ini juga menjadi penting karena dituntut untuk profit oriented untuk anggota. Tapi bagi saya, tujuan saya mengelola koperasi TIdak hanya pada hasil akhir berupa profit (atau Sisa Hasil Usaha / SHU, istilah di koperasi), tapi juga pada proses, seperti : administrasi, manajemen, keuangan , analisa bisnis, pengelolaan SDM, pengembangan usaha, dll.

Saya diberi amanah menjadi Ketua Koperasi saat usia saya 27 tahun, dan itu adalah rekor sebagai Ketua Koperasi. ermuda sepanjang sejarang koperasi tersebut berdiri sejak Tahun 2000 setelah saya tahu Ketua - Ketua sebelumnya. 

Pengalaman berawal dari semangat anggota - anggota koperasi yang tidak puas dengan tranparansi dan manuver - manuver pengurus sebelumnya serta menurunnya kepercayaan anggota terhadap integritas pengurusnya. Maka, pada pemilihan pengurus 2011, terpilihlah Ketua, Sekretaris dan Bendahara. Saat itu saya dipercaya sebagai Sekretaris. Berawal sebagai sekretaris, pada bulan ke 4 setelah dipilih, Ketua Terpilih mutasi ke kantor lain. Jadilah komposisinya tinggal Sekretaris dan Bendahara. Akhirnya, sayapun harus menjalankan Dua fungsi, Pelaksana Harian Ketua dan Sekretaris.

Saya memiliki tahapan dalam mengelola bahwa sebelum meningkatkan performa/keuntungan, maka hal pertama yang harus dilakukan adalah menyelesaikan masalah masalah utama terlebih dahulu seperti : administrasi, SDM,dsb, jika keadaan sudah stabil, maka akan lebih mudah untuk meningkatkan performa. Saya mengawali dengan identifikasi/diagnostik masalah. Didaptkan masalah dari koperasi ini adalah : 1. Administrasi tidak terdokumentasi dengan baik, 2. Nilai piutang dan hutang yang terlalu tinggi, sedangkan kas bank rendah, 3. Deskripsi pekerjaan masing masing personil tidak jelas, 4. Pencatatan akuntansi tidak berjalan baik, 5. Manajer Koperasi yang pelupa, lamban dan kurang inisiatif, 6. Kehilangan peluang usaha, 7. Bendahara belum memiliki kompetensi akuntansi.

Setelah dibahas dengan Pengurus lain dan Manajer beberapa hal yang saya lakukan adalah : 

  1. Menerapkan kontrol anggaran, dengan : a) Menerapkan evaluasi prioritas usulan anggaran belanja. Hanya yang betul betul urgen dan yang bisa segera didapatkan keuntunganya.yang diutamakan.  Tujuanya adalah agar setiap rupiah yang dikeluarkan efektif. b) Bendahara adalah otoritas tertinggi dalam mengelola anggaran rutin. Hanya anggaran untuk kepentingan khusus yang meminta persetujuan Ketua. Hal ini bertujuan agar kontrol anggaran bisa berjalan lebih efektif dan cepat. c) No Fees are Free. Kebiasaan dalam memberikan uang tips kepada karyawan/pejabat (yang sebenarnya juga merupakan anggota koperasi) yang sudah terjadi bertahun tahun saya stop. Pejabat yang ingin meminta jatah harus menghubungi ketua. hal ini.bertujuan untuk pengurangan alokasi biaya yang seharusnya tidak diperlukan, selain itu juga pejabat yang merupakan anggota harus sadar bahwa koperasi adalah untuk kepentingan bersama.
  2. Menyusun prosedur terkait kegiatan utama. Hal ini bertujuan agar proses bisa terdokumentasi dengan baik. 
  3. Menyusun deskripsi kerja untuk Manajer dan Staf. 
  4. Bekerjasama dengan akuntan publik yang pernah mengaudit koperasi. Tujuannya adalah untuk tracking laporan terdahulu untuk di rekonsiliasi dengan data yang baru, selain itu juga akuntan publik juga saya minta untuk menjasi konsultan sekaligus kursus akuntansi kilat. Saya juga meminta akuntan untuk membuatkan software akuntansi khusus koperasi tersebut.
  5. Rotasi jabatan untuk mengoptimalkan potensi masing masing staf dan refreshing posisi. 
  6. Mengevaluasi setiap usaha dan mencari peluang penurunan biaya (operasional dan pemeliharaan) serta peluang peningkatan penjualan dengan evaluasi kontrak.
  7. Memberikan kebebasan pengelolaan usaha dengan tetap dimonitor serta memberikan penugasan penugasan khusus kepada Manajer untuk meningkatkan/mengasah kemampuan melihat peluang bisnis.
  8. Membuat surat keputusan terkait peningkatan kinerja sebagai dasar hukum pengelolaan koperasi. Seperti : SK ttg Lembur, SK ttg Skala Gaji dan Bonus, SK Kedisiplinan, SK Perjalanan Dinas, dll. 
  9. Memvalidasi laporan keuangan menggunakan jasa akuntan publik. Ini digunakan untuk memastikan validitas laporan keuangan dan meningkatkan kepercayaan anggota. 
  10. Intensif berkoordinasi dan berkonsultasi dengan bagian keuangan mitra kerja untuk memastikan pencairan piutang.
  11. Mencicil setiap bulan untuk hutang berapapun kemampuan koperasi mencicil.

Hasilnya ?


  • Laba Koperasi : Rp. 180.000.000,- (2011), Rp. 190.000.000,- (2012), Rp. 250.000.000,- (2013). 
  • Rasio piutang dan hutang turun kurang lebih 30%. Kas Bank cukup baik. 
  • Administrasi cukup baik, khususnya terkait proses laporan pekerjaan, proses penagihan pekerjaan dan pembayaran. 
  • Manajer dan staf lebih baik dalam bekerja dan peningkatan gaji setiap tahun secara konsisten . 
  • Laporan keuangan yang lebih bisa dipertanggungjawabkan dan akuntabel. 

Alhamdulillah, amanah tertunaikan dengan baik dan hampir tidak ada komplain berarti dari anggota pada setiap Rapat Anggota. Dan ketika akan direkomendasikan untuk melanjutkan, saya menolak. Karena bagi saya, terlalu menjabat memungkinkan terjadi kejenuhan dan potensi disorientasi. Dan keputusan saya tepat, karena tepat 1 bulan setelahnya, saya promosi ke Kantor Induk di perusahaan saya.

Demikian sharingnya, 3 tahun yang sangat berharga bagi saya. Pada tulisan lain saya akan sharing pengalaman manajerial lainnya.

Semoga bermanfaat.


No comments:

Post a Comment

Category