March 10, 2015

Set Up Sistem Manajemen Anda Sendiri



Anda pernah mendengar Sistem Manjemen Mutu? Sistem Manajemen Lingkungan? Sistem Manajemen K3? Sistem Manajemen Energi? atau ISO 9001? ISO 14001? PP 50 Tahun 2012? OHSAS 18001? ISO 50001?atau sistem manajemen lainnya? 

Jika anda telah menerapkan sistem manajemen diatas, pekerjaan anda akan lebih mudah dan anda tidak perlu mengkhawatirkan dokumentasi atas data - data anda. Prinsip sederhana dari setiap sistem manajemen adalah "kerjakan yang anda tulis dan tulis yang anda kerjakan" atau kerjakan apa yang menjadi prosedur / pedoman dalam bekerja dan catat setiap pekerjaan yang anda kerjakan. 

ISO merupakan organisasi independen yang mengembangkan sistem manajemen - sistem manajemen. Yang sangat terkenal adalah ISO 9001 dan ISO 14001. ISO 9001 untuk Quality/Mutu dan 14001 untuk Environment/Lingkungan. OHSAS 18001 untuk Keselamatan dan Kesehatan Kerja (di Indonesia diwajibkan sistem manajemen K3 sesuai PP 50 Tahun 2012). 


Penerapan sistem manajemen menunjukan komitmen perusahaan dalam menjaga kualitas produk dan kualitas proses. Perusahaan yang menerapkan sistem manajemen mendapatkan penilaian lebih dari mitra kerja. Proses sistem manajemen melalui proses Perencanaan (Plan), Implementasi (Do), Audit (Check), Evaluasi dan Tindaklanjut (Action). 

Bagaimana menyusun dan menerapkan sistem manajemen? apakah membutuhkan biaya mahal? 

Banyak perusahaan berani membayar mahal untuk proses penyusunan dokumen / set up sistem manajemen, padahal proses set up tidak harus melibatkan konsultan. Untuk sertifikasi memang akan dibutuhkan biaya sertifikasi yang cukup lumayan kepada Lembaga yang memiliki kewenangan memberikan sertifikasi (baca : terakreditasi). 

Sederhananya, tahapannya adalah : 
  1. Mengidentifikasi proses kerja
  2. Menyusun dokumen sistem manajemen, yang terdiri dari: manual , prosedur, instruksi kerja dan formulir- formulir.
  3. Mengimplementasikan dokumen sistem manajemen
  4. Audit internal dan tinjauan manajemen 
  5. Sertifikasi. 

2 poin yang membutuhkan biaya besar adalah menyusun dokumen sistem manajemen dan sertifikasi sistem manajemen. 

Untuk menyusun dokumen sistem manajemen (setelah proses kerja teridentifikasi) : 
  • Kumpulkan setiap bidang untuk mengidentifikasi proses kerja dan tujuan akhir proses kerja
  • Susun proses kerja tahap demi tahap (dari awal sampai akhir proses kerja). Pada saat penyusunan gunakan referensi yang terjustifikasi /valid. 
  • Identifikasi kebutuhan formulir - formulir yang dibutuhkan pada proses kerja 
  • Sesuaikan dengan kriteria /klausul sistem manejemen. 
  • Lakukan review prosedur / instruksi kerja / formulir pada setiap bidang, jika dirasa sesuai dengan prses kerja, maka bakukan. 


Untuk proses sertifikasi sistem manajemen, sistem manajemen harus telah diterpakan ditempat kerja, dilakukan audit internal dan tinjauan manajemen. Baru dapat dilakukan sertifikasi oleh lembaga terakreditasi. 

Biaya sertifikasi berkisar antara 70 - 200 jt, tergantung luasnya lingkup sertifikasi. Setiap tahun audit internal akan melakukan audit eksternal, untuk memastikan kesesuaian penerapan sistem manajemen. 

No comments:

Post a Comment

Category